Form IV-100/a Tercümesi: Belge Hazırlama Rehberi

Gürcistan’da düzenlenen Form IV-100/a sağlık belgesini başka bir ülkede, üniversitede, işyerinde, sigorta şirketinde, hastanede veya başka bir kurumda kullanacaksanız, yalnızca belgenin fotoğrafını göndermek her zaman yeterli olmayabilir. Doğru bir Form IV-100/a tercümesi hazırlamak için hedef dili, alıcı kurumun istediği onay türünü, belgenin bütünlüğünü ve kişi adlarının yazılışını önceden netleştirmek gerekir.

En güvenli başlangıç, alıcı kurumdan yazılı talimat istemektir. Kurum yalnızca tercüme mi istiyor, noter onayı mı talep ediyor, asıl belgeye apostil konulmasını mı bekliyor, yoksa tercümenin ayrıca onaylanması mı gerekiyor? Bu soruların cevabı belgenin kullanılacağı ülkeye, kullanım amacına ve kurumun kendi iç prosedürüne göre değişebilir.

Tercüme bürosuna ilk aşamada ne göndermelisiniz?

Fiyat ve hazırlık sürecinin değerlendirilebilmesi için belgenin okunaklı ve eksiksiz bir kopyası gerekir. Dosyayla birlikte şu bilgileri de göndermeniz yararlı olur:

Belgenin hangi dilden hangi dile çevrileceği;
Belgenin hangi ülkede ve hangi kurumda kullanılacağı;
Alıcı kurumun size gönderdiği yazılı talimat veya örnek;
Normal tercüme, tercüman/büro onayı veya noter onayı taleplerinden hangisinin bulunduğu;
Apostil ya da konsolosluk tasdiki gerekip gerekmediğine dair bilgi;
Ad ve soyadın pasaportta veya diğer kimlik belgesinde kullanılan Latin harfli yazılışı;
Çeviriyi teslim almak istediğiniz tarih;
Belgede el yazısı, silik mühür veya zor okunan bir bölüm bulunup bulunmadığı.

Belgeyi tıbbi tercüme hizmeti için göndermeden önce bu bilgileri hazırlamak, eksik belge nedeniyle ortaya çıkabilecek ek yazışmaları azaltır. Ancak tercüme bürosunun dosyayı incelemesi, alıcı kurumun belgeyi kabul edeceği anlamına gelmez. Son şartları her zaman belgeyi teslim edeceğiniz kurum belirler.

Gürcistan Form IV-100/a nedir?

Form IV-100/a, Gürcistan’daki bir sağlık kuruluşunun kişinin sağlık durumu hakkında düzenlediği tıbbi belgedir. Resmî Gürcistan mevzuatında belgenin adı “sağlık durumu hakkında belge” olarak yer alır. Günlük konuşmada “Form 100”, “100 numaralı sağlık belgesi” veya benzeri kısa adlarla da anılabilir.

Gürcistan Çalışma, Sağlık ve Sosyal Koruma Bakanının 9 Ağustos 2007 tarihli ve №338/n sayılı emri, formun doldurulma kurallarını ve yapısını belirler. Resmî metne göre belgeyi düzenleyen sağlık kuruluşunun bilgileri, hastaya ilişkin bilgiler, sağlık durumuyla ilgili sonuç veya tanı, belgenin sunulacağı yer ve amaç gibi alanlar formda bulunabilir. Formdaki tanı ve ilgili tıbbi bilgiler, belgenin düzenlenme amacına göre değişebilir.

30 Haziran 2020 tarihli değişikliğe göre, bir sağlık kuruluşunca düzenlenen Form IV-100/a tedaviyi yürüten doktor ve kuruluşun sorumlu kişisi — yönetici veya yardımcısı — tarafından imzalanır ve kuruluş mührüyle tasdik edilir. Bir uzman doktorun doğrudan düzenlediği belgede ise uzman doktorun imzası ve kişisel mührü kullanılabilir. Belge, yürürlükteki kurallara uygun nitelikli elektronik imza ve/veya nitelikli elektronik mühür taşıyan elektronik bir belge olarak da düzenlenebilir. Bu nedenle elektronik belgenin üzerinde ıslak imza veya fiziksel mühür bulunmaması tek başına eksiklik anlamına gelmez; belgenin düzenlenme biçimi ve elektronik doğrulama unsurları birlikte değerlendirilmelidir.

Formun Gürcistan’da kullanılan resmî bir format olması, yabancı bir kurumun onu otomatik olarak kabul edeceği anlamına gelmez. Bazı kurumlar Form IV-100/a’ya ek olarak laboratuvar sonuçlarını, hastane epikrizini, aşı kayıtlarını, doktor raporunu veya kurumun kendi formunun doldurulmasını isteyebilir.

Önce alıcı kurumun şartlarını doğrulayın

Aynı belge farklı amaçlarla kullanılabilir. Üniversite kaydı, işe giriş, sigorta işlemi, vize başvurusu, tedavinin başka ülkede devamı veya bir kamu kurumuna başvuru için istenen belge biçimleri birbirinden farklı olabilir.

Tercümeyi sipariş etmeden önce alıcı kuruma şu soruları yazılı olarak yöneltin:

Form IV-100/a kabul ediliyor mu, yoksa kurumun kendi sağlık formu mu doldurulmalı?
Asıl belge mi, onaylı kopya mı, yoksa taranmış kopya mı sunulmalı?
Tercüme hangi dilde hazırlanmalı?
Tercümanın veya büronun beyanı yeterli mi?
Noter onayı gerekiyor mu?
Asıl belgeye veya tercümeye apostil gerekiyor mu?
Belgenin düzenlenme tarihi için bir geçerlilik süresi uygulanıyor mu?
Kağıt nüsha mı, elektronik dosya mı kabul ediliyor?

Mümkünse kurumun cevabını e-posta veya resmî talimat olarak saklayın ve tercüme talebinizle birlikte gönderin. “Resmî tercüme” ifadesi tek başına yeterince açık değildir; farklı kurumlar bu ifadeyle farklı onay biçimlerini kastedebilir.

Dosya ve taramalar nasıl hazırlanmalıdır?

Form IV-100/a’nın bütün sayfalarını, eklerini ve arka yüzünde kayıt bulunan bölümleri gönderin. Sayfa kenarları, imzalar, kaşeler, mühürler, barkod veya QR kod varsa bunların tamamı görünmelidir.

Belgeyi düz bir zeminde ve iyi ışıkta tarayın veya fotoğraflayın.
Parmak, gölge, parlama veya başka bir nesnenin metni kapatmamasına dikkat edin.
Fotoğrafı fazla kırpmayın; belgenin dört kenarı görünür olsun.
Birden fazla sayfa varsa doğru sırayla gönderin.
Ek raporları, laboratuvar sonuçlarını ve reçeteleri ayrı dosyalar olarak açıkça adlandırın.
Ön ve arka yüzün ikisinde de bilgi varsa her iki tarafı gönderin.

Düşük çözünürlüklü mesajlaşma uygulaması görüntüsü, silik mühürleri ve küçük tıbbi notları okunamaz hale getirebilir. Mümkünse orijinal PDF dosyasını veya yüksek kaliteli taramayı paylaşın.

Tıbbi tercümede hangi ayrıntılar özellikle kontrol edilir?

Tıbbi belgelerde yalnızca genel anlam değil, küçük ayrıntılar da önemlidir. Tercüme hazırlanırken özellikle şu unsurlar dikkatle karşılaştırılmalıdır:

Hastanın adı, soyadı ve doğum tarihi;
Sağlık kuruluşunun ve doktorun adı;
Belgenin numarası ve düzenlenme tarihi;
Tanılar ve ICD-10 kodları;
İlaç adları, dozlar ve kullanım şekilleri;
Laboratuvar değerleri, ölçü birimleri ve referans aralıkları;
Tedavi tarihleri ve hastaneye yatış/çıkış bilgileri;
Tavsiyeler, sınırlamalar ve takip planı;
İmza, mühür ve kaşelere ilişkin görünür açıklamalar.

Pasaporttaki ad yazılışını önceden gönderin. Gürcüce bir adın Latin alfabesine birden fazla şekilde aktarılması mümkündür. Tercümedeki yazılışın pasaporttan farklı olması, belgenin farklı kişiye ait olduğu izlenimini yaratabilir.

Okunamayan el yazısı veya silik metin tahmin edilmemelidir. Böyle bir bölüm varsa daha net kopya istemek, belgeyi düzenleyen sağlık kuruluşundan açıklama almak veya tercümede bölümün okunaksız olduğunu belirtmek gerekebilir.

Normal, onaylı veya noter onaylı tercüme mi?

Her kullanım amacı için noter onaylı tercüme gerekmez. Bazı kurumlar yalnızca eksiksiz bir tercüme kabul ederken bazıları tercümanın veya tercüme bürosunun beyanını, bazıları ise noter işlemini talep eder.

Noter işleminin türü de önemlidir. İzlenen prosedüre göre noter tercümenin doğruluğunu onaylayabilir veya tercümanın imzasının gerçekliğini tasdik edebilir. Bu işlemler aynı şey değildir. Belgenin üzerindeki noter şerhinin tam metni, daha sonraki apostil veya yurt dışında kullanım sürecinde önem taşıyabilir.

Seçenekleri karşılaştırmak için sıradan, onaylı ve noter onaylı tercüme arasındaki farklar hakkındaki açıklamayı okuyabilirsiniz. Alıcı kurum noter onayı istiyorsa ayrıca noter onaylı tercüme hizmeti hakkında bilgi alın.

Apostil ne zaman gerekebilir?

Apostil, tercümenin tıbbi içeriğinin doğru olduğunu veya tanının geçerliliğini doğrulamaz. Gürcistan Devlet Hizmetleri Geliştirme Ajansının açıklamasına göre apostil ya da yasallaştırma işlemi, Gürcistan’da düzenlenen belgedeki imzanın gerçekliğini, imzalayan kişinin yetkisini ve varsa mühür veya kaşenin gerçekliğini doğrular.

Ajansın yayımladığı kapsam bilgisine göre, tıbbi kuruluşlarca düzenlenen belgeler apostil veya yasallaştırma işlemine konu olabilir. Bununla birlikte, bir kopyanın aslına uygunluğunu ya da tercümenin doğruluğunu tasdik eden bazı noterlik işlemleri kapsam dışındadır. Bu ayrım nedeniyle yalnızca “noter onaylı” ifadesine dayanmayın; hangi belgenin, hangi işlem sırasıyla tasdik edileceğini Devlet Hizmetleri Geliştirme Ajansı ve alıcı kurumla önceden doğrulayın.

Belgenin kullanılacağı ülke, kurum ve belge türü apostil veya konsolosluk tasdiki gerekip gerekmediğini etkiler. İşlem sırası da önemlidir. Bir kurum önce asıl belgeye apostil, sonra tercüme isteyebilir; başka bir kurum farklı bir sıra veya kendi ülkesinde hazırlanmış tercüme talep edebilir.

Bu nedenle apostil başvurusu veya noter işlemi yaptırmadan önce alıcı kurumdan şu bilgiyi netleştirin: apostil asıl Form IV-100/a’ya mı, noter tasdikine mi, tercümeye mi uygulanmalıdır? İşlem sırası sonradan değiştirilirse belgenin yeniden hazırlanması gerekebilir.

Sağlık bilgilerinin gizliliğini koruyun

Sağlık bilgileri hassas kişisel verilerdir. Gürcistan’ın Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, sağlıkla ilgili bilgileri özel nitelikli veri olarak tanımlar. Bu nedenle belgeyi yalnızca işlem için gerekli kişilere ve üzerinde anlaşılan iletişim kanalıyla göndermek uygundur.

Belgeyi herkese açık dosya bağlantısında paylaşmayın.
Gönderdiğiniz e-posta adresini veya mesajlaşma hesabını kontrol edin.
Bir yakının belgesini gönderiyorsanız bunu yapma yetkinizin bulunduğundan emin olun.
Gereksiz bilgileri kapatmadan önce alıcı kurumun değiştirilmiş veya kısmen gizlenmiş belgeyi kabul edip etmediğini sorun.
Hangi eklerin gerçekten tercüme edilmesi gerektiğini önceden belirleyin.

Göndermeden önce kısa kontrol listesi

Alıcı kurum Form IV-100/a’yı kabul ettiğini doğruladı mı?
Hedef dil ve kullanım ülkesi belli mi?
Belgenin bütün sayfaları ve ekleri var mı?
İmzalar, mühürler ve belge numarası okunuyor mu?
Ad ve soyadın pasaporttaki yazılışı gönderildi mi?
Normal, büro/tercüman onaylı veya noter onaylı tercüme şartı net mi?
Apostil ya da yasallaştırma gerekliliği ve işlem sırası doğrulandı mı?
Dosyada okunmayan el yazısı veya silik bölüm var mı?
İstenen teslim biçimi ve tarih bildirildi mi?
Sağlık verileri güvenli bir kanaldan mı gönderiliyor?

Form IV-100/a tercümesi için dosyanızı gönderin

Belgenin okunaklı taramasını, hedef dili, kullanılacağı ülke ve kurumu, pasaporttaki ad yazılışını ve alıcı kurumun onay talimatını birlikte gönderin. Tsisana Kalandia's Translations dosyayı tercüme açısından inceleyerek değerlendirme için hangi bilgilerin eksik olduğunu bildirebilir.

WhatsApp üzerinden yazın, Telegram’dan mesaj gönderin veya tsisi@tktranslations.ge adresine e-posta gönderin. Hizmetin kapsamı ve diğer iletişim seçenekleri için Tiflis’te tıbbi tercüme hizmeti sayfasını da inceleyebilirsiniz.

Önemli: Tercümenin, noter işleminin veya apostilin belirli bir kurum tarafından kabul edilip edilmeyeceğine o kurum karar verir. Başvuru sahibinin nihai şartları doğrudan alıcı kurumdan doğrulaması gerekir.

Resmî kaynaklar

Kaynaklar ve bağlantılar 29 Eylül 2026 tarihinde kontrol edilmiştir. Kurumların şartları ve mevzuat değişebileceğinden, başvuru öncesinde güncel gereklilikleri doğrudan alıcı kurum ve ilgili resmî makamla doğrulayın.